Правильное заполнение трудовой книжки: порядок заполнения, основные правила, образец. Как правильно заполнить трудовую книжку

Книжка должна заполняться работодателем лично. Если структура организации предусматривает наличие специального отдела по работе с кадрами или отдельного работника, ведающего кадровым делопроизводством – ответственность вменяется кадровой службе или кадровому работнику.

При этом его деятельность должна курироваться работодателем , так как на него возложена ответственность за работу с документами повышенной отчётности и контроля, к которым относятся трудовые книжки и вкладыши к ним.

Если штатное расписание не предусматривает должности кадровика, все записи делаются уполномоченным лицом, которое назначается приказом руководителя. После этого назначения, специалисту придётся получить информацию о правильном ведении и заполнении ТК и других важнейших документов, так как он будет нести за них ответственность наряду с руководителем.

Какие записи должны быть в ТК?

Трудовая каждого работника должна содержать определённые сведения о нём, которые указываются на титульном листе:

• личные данные (Ф.И.О.);
• дата рождения;
• образование;
• специальность;
• дата заполнения.

Эти сведения должны содержать:

• дату приёма;
• дату увольнения;
• сведения о работе;
• подразделение;
• разряд или должность;
• основания приёма или увольнения.

Примеры записей различных профессий, таких как водитель, бухгалтер, колхозник и пр. смотрите .

Если закончилась трудовая книжка — как правильно продолжить запись? Ни в коем случае нельзя:

1. Продолжать вносить записи в ТК, исправив надпись «сведения о награждении» на «сведения о работе».
2. Вклеивать чистые листы от бланков трудовых или разлинованные на компьютере (от руки) самостоятельно.

Если в трудовой книжке закончились страницы сведения о работе необходимо вшить заполненный вкладыш.

Сроки внесения записей в трудовую книжку: при приёме на работу сотрудника, запись в его книжку должна быть внесена в течение календарной недели или в течение 5 рабочих дней, но не позднее.

– в день увольнения, в некоторых случаях – не позднее 3 рабочих дней.

По требованию работника может быть внесена запись о . Самостоятельно проявлять такой инициативы не стоит, так как учитываться будет трудовой стаж по постоянному месту работы.

В ТК не вносятся сведения:

• о больничных;
• о декретном отпуске и отпуске по уходу за ребёнком;
• о трудовых отпусках и командировках.

Не вносятся также сведения об испытательном сроке при приёме на работу.

В этом случае используется определённый алгоритм на основании соответствующего приказа.

Какой ручкой заполнять трудовую книжку?

При внесении в книжку или вкладыш сведений о работе, а также при заполнении титульного листа, записи должны быть внесены аккуратно, без помарок. Для этого у кадровика должна быть шариковая ручка синего, фиолетового или чёрного цвета , которая не мажет, и не слишком бледная.

Запись должна служить долго и быть чёткой. В том случае если она размажется – её придётся восстанавливать. Переписать запись и признать её недействительной, могут и в том случае, если цвет текста сведений будет чрезмерно тусклым, что затруднит его прочтение.

Инструкции предусматривают также использование чернил. В настоящее время этим разрешением кадровики активно пренебрегают, так как практически не осталось специалистов, виртуозно владеющих каллиграфией, что требует применения чернил. Если при их использовании будет поставлена чернильная клякса – книгу могут посчитать испорченной.

Можно ли заполнять трудовую книжку гелевой ручкой? По поводу гелиевых ручек нет прямых указаний на запрет их использования. В то же время, их использование категорически не рекомендуется:

1. Их использование может привести к порче странички трудовой, где с обратной стороны уже сделаны записи. Гелиевая паста может их повредить, сделав текст неразборчивым.
2. Гелиевая паста не всегда позволяет сделать запись разборчивой, так как оставляет за собой более широкую бороздку.
3. Гелиевые пасты сильнее размазываются и даже стираются, что в итоге может привести ТК в негодность.

При ненадлежащем использовании ручки или в случае внесения смазанных, некачественных записей, трудовая инспекция может назначить штраф.

Как правильно заполнить трудовую книжку: нюансы в примерах

Ни одна запись трудовой книжки не может осуществиться произвольно. Все они строго регламентированы специализированными, утверждёнными законодательно нормами правил и стандартов. Трудовой кодекс, в главах 10 и 11 рассматривает основные положения, касающиеся кадрового делопроизводства. Работа с заполнением трудовой отражается в ст.66 ТК РФ.

Основные положения рассматриваемых норм отражают Правила и Инструкции:

1. Правила ведения и хранения ТК утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.03 г. за № 225.
2. Инструкции по заполнению ТК утверждены Минтруда и соц. развития РФ 10.10.03 г. за № 69.

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 11.11.2003 N 5219)

Правила заполнения трудовой книжки определяют в законодательном порядке все детали, связанные с организационной работой с ТК, а также указывают на то, как, в общем и целом трудовые нужно заполнять и хранить. Правила имеют вид законодательного документа, которым регламентированы практически все действия, производимые с книжками, с вкладышами и бланками трудовых и вкладышей к ним.

Они регламентируют:

1. Сроки внесения записей.
2. Характер и полноту вносимых сведений в графах о работе и на титульном листе.
3. Отсутствие сокращений в записях.
4. Необходимость под роспись с вносимыми записями.
5. Порядок внесения сведений о поощрениях и награждениях.
6. Порядок приобретения бланков трудовых и вкладышей.
7. Правила и регламент исправления ошибокв записях.
8. Вопрос об ответственности за исполнение Правил.

В отличие от Правил, Инструкция определяет нюансы внесения записей, характер их содержания и допустимую форму. Она определяет нормативные фразы, которые можно использовать в тех или иных случаях при внесении записей.

Следование Инструкциям не только необходимо, но и очень удобно, так как основные моменты здесь определены в готовом виде. При внесении записей, нужно только ориентироваться на то, что обусловлено Инструкцией, которая определяет:

1. Порядок внесения сведений о работе.
2. Использование сквозной порядковой нумерации, выполненной арабскими цифрами.
3. Запись дат с применением арабских цифр.
4. Соответствия даты, внесённой в ТК – первому дню выхода на работу.
5. Форму сведений о работе, которые вносятся в ТК.
6. Правильность формулировок и ссылок на статьи Трудового кодекса РФ.
7. Правильность внесения приказа о приёме (увольнении).
8. Отсутствие точек при внесении записей.
9. Отсутствие нумерации при внесении наименования организации.
10. Отсутствие печати при приёме на работу.
11. Наличие печати при увольнении с должности.

На основании инструкции смотрите пример заполнения трудовой книжки:

Вносимые в трудовую книжку записи должны следовать одна за другой, а каждый из работодателей или кадровиков должен следить за наличием всех порядковых номеров.

Можно ли сделать запись в трудовой книжке задним числом? В некоторых случаях запись вносится «задним числом». В этом нет ничего удивительного, если учесть, что записи могут вноситься в течение 5 рабочих дней после приёма работника.

Главное, чтобы дата в графе не отличалась от указанной в трудовом договоре даты.Если, судя по документам, работник не вызывает доверия, вполне целесообразно сделать запись в трудовую книжку на пятый день, но не раньше.

На практике часто встречаются случаи, когда недисциплинированные работники не выходили на работу на второй или третий день . А сделанная запись оказывалась бременем на совести у работодателя.

Но если запись уже внесена, придётся вносить сведения об увольнении за прогул, опираясь на правила увольнения.

Особые правила заполнения ТК предусмотрены для директоров, и индивидуальных предпринимателей, которые являются учредителями организаций.

Нередки случаи, когда работник умирает не выходя на пенсию. В этом случае ТК также оформляется в соответствии с определённым алгоритмом. В неё вносится запись о смерти, а книжка выдаётся родственникам умершего работника или передаётся в архив.

Заполнение трудовой книжки — образец заполнения:

Первые записи в ТК: особенности внесения

Для внесения первой записи в трудовую книжку, которая заводится на предприятии работодателем или уполномоченным лицом, нужно соблюдать определённые требования. Сведения вносятся на основании документов:

• паспорта;
• диплома или свидетельства;
• справок, сертификатов и т.п.

При заполнении обязательно присутствие лица, владельца трудовой книжки. После заполнения титульного листа, переходим к внесению сведений о работе. Если до поступления на работу гражданин обучался в высшем или среднем специальном учебном заведении – этот факт необходимо отразить до внесения всех записей, поставив первый порядковый номер. Первая запись в трудовой книжке образец «до поступления стажа не имела»:

Как правильно заполнить трудовую книжку образец:

Если до поступления на работу, гражданин в Вооружённых Силах РФ, то первой записью, также вносимой под порядковым номером №1, будет запись о прохождении службы.

После внесения сведений об образовании или службе в армии, вносится наименование организации без порядкового номера, а далее – первая запись о приёме на работу. Если же устраивающийся на работу гражданин:

• нигде не работал;
• не обучался;
• не служил в ВС РФ,

то эти (и другие) сведения не указываются.

Некоторые малоопытные кадровики полагают, что по поводу предшествующей трудовой истории гражданина обязательно нужно объясниться.

Поэтому они совершенно неправомерно вносят в трудовую запись за №1 о том, что до поступления на работу трудового стажа не имел. Эта глубоко ошибочная запись не должна присутствовать в документах за своей нецелесообразностью.

Если впервые трудоустроившийся гражданин по факту не имел стажа, то это должно быть видно из контекста, в силу отсутствия записей. В этом случае за №1 должна быть непосредственно внесена запись о поступлении на работу.

Обратите внимание, если должность не требует квалификации, а в организации отсутствуют подразделения – информация о работе не будет их содержать.

Что делать, если запись пропущена?

Записи не должны нарушать порядковые номера. Если такое произошло, внесение записи должно опираться на общий алгоритм в ТК. То есть под очередным порядковым номером нужно внести запись о том, что была допущена ошибка (пропущена запись), а под следующим очередным номером внести её.

Но такие действия нельзя производить произвольно. Для того чтобы такая ошибка была исправлена, необходим специальный приказ и основания для исправления. Если запись была пропущена другим работодателем, необходимо:

1. Сделать запрос по факту допущенной ошибки.
2. Получить от виновного в ошибке необходимые документы.
3. Принудить его исправить допущенную ошибку.

Имейте в виду, что ошибку должен исправлять допустивший её работодатель. В некоторых сложных случаях добиваться исправления ошибки приходится через суд. Произвольное вмешательство недопустимо.

Это очень важно, так как пропущенная запись может появиться в двух случаях:

1. По ошибке одного из работодателей.
2. В случае мошеннических операций с трудовой книжкой со стороны самого работника.

В обоих случаях надлежит проявить бдительность и осторожность.

Особенности внесения в ТК некоторых видов записей

В книжку вносится информация как , так и о дисциплинарных нарушениях. Она должна вноситься на основании приказа. В том случае, если издан приказ о награждении, а запись не внесена – инспекторы ГИТ назначат правомерный штраф. Штрафные санкции сами по себе являются наказанием и в ТК не вносятся.

Другие нарушения могут быть внесены , в зависимости от того, что они собой представляют. Например, практически всем кадровикам известно, что внесение записи об увольнении на основании допущенных нарушений производится на основании «статьи».

То есть при увольнении такого работника в основаниях указывается, что он «уволен за прогулы», «уволен по дисциплинарному взысканию» и т.п. Такого типа увольнения обязательно должны сопровождаться документами:

• актами;
• докладными или служебными записками;
• объяснительными;
• решением КТС или дисциплинарной комиссии.

По своей прихоти подобные записи в трудовую книжку работодатель вносить не имеет права.

Выговор в книжку не заносится (также как и замечание) В качестве дисциплинарного взыскания он может вноситься в личное дело, в соответствии с приказом и надлежаще оформленными документами.

Срок его действия 1 год.

В графе профессия, специальность указывается квалификация:

• по диплому;
• по курсам общим объёмом не менее 70-100 учебных часов;
• по опыту работы.

Эта информация всегда должна быть актуальна. Если работник устраивается по специальности, которая не отражена в сведениях о профессии, её нужно добавить, вписав через запятую к уже имеющимся сведениям.

В книжке обязательно необходимо отражать сведения, которые имеют льготный характер при выходе на пенсию. Для этого необходимо использовать Классификатор профессий и квалификационные справочники, делая записи в точном соответствии с установленными в нём нормативами.

Также обязательно должен быть указан характер работ, который предполагает постоянную работу, работу на время декретного отпуска, сезонную работу и т.п. Другие малозначимые сведения в ТК не указываются, но могут в подробностях прописываться в трудовом договоре.

Обязательны указания на то, в какой должности и в какое подразделение принимается работник. Работа вахтовым методом относится к такой информации, указание которой, по мнению многих работодателей, не требуется. Но это мнение неоднозначно.

Ведь вахта – это не только условия работы, это определение места работы в отсутствии иной отсылки на подразделение. Поэтому указание на вахтовую работу уместно в двух случаях:

1. По желанию работника.
2. По необходимости, вместо указания иного подразделения.

Можно ли пропускать строки в ТК?

Надписи необходимо делать без пропуска строк. Тем не менее, если на предшествующей записи поставлена печать, которая занимает одну-две строки, то их нужно пропустить.

Вносить сведения о своей организации на чужую печать недопустимо.

Заключение

Работа с ТК – очень кропотливое занятие, требующее бережного отношения к документу. В этой работе регламентированы практически все формы внесения записей, а малейшие недочёты будут подлежать исправлению, и могут наказываться инспекцией по труду.

Заблаговременно обнаруженная неправомерная запись будет чревата штрафами для работодателя, с вытекающими административными последствиями для кадрового работника.

Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу - не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к. он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.

Дата рождения.

Сведения об образовании.

Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ).

На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись.

Оформление раздела сведения о работе

Согласно ст. 66 ТК РФ , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием.

В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу. Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);

В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.

В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;

В четвертой - указываются реквизиты приказа.

Образец заполнения сведений

Правила оформления

Записи вносятся в бланк на основании не позднее 5 дней с даты трудоустройства. При расторжении контракта - в день увольнения.

Работника под подпись знакомят с каждой записью в бланке и в личной карточке.

Оформление трудовой книжки при последующем трудоустройстве

Внесение информации при последующем трудоустройстве происходит в том же порядке за исключением оформления титульного листа.

Если гражданин говорит, что потерял документ, он может написать на имя работодателя заявление с просьбой выдать ему бланк. На основании заявления ему оформят новый. Но иногда работники поступают так с целью получить . Он может понадобиться, чтобы работать одновременно по двум бланкам в разных организациях. Однако надо помнить, что это незаконно.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Алгоритм заполнения и корректировки личных документов сотрудников отражен в законе. В статье разберем, за какие записи в трудовой книжке не будет последствий.

Из этой статьи вы узнаете

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка - основной документ о . Записи в нем делайте в период работы сотрудников в компании, но внимательно проверяйте уже внесенную информацию при трудоустройстве. Вписывайте сведения о приеме, переводах, получении новых профессий, об увольнении. Если человеку повысили квалификацию, наградили за успехи в работе, сделайте отметку в документе.

Информацию вносите на основании приказа директора. Следите, чтобы она дублировала текст приказа. Это следует из 10 пункта Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года под № 225.

Ведите личные документы на каждого человека, который работает в компании больше пяти дней. Но учитывайте, что работа для сотрудника должна быть основной, а не совместительству (ч. 3 ст. 66 ТК). Узнайте о том, от экспертов «Системы Кадров».

Обратите внимание! Не просите от сотрудника написать заявление, на основании которого вносятся записи в трудовую. Оно нужно только в случаях, когда документ утерян или требуется завести новый.

Прежде чем делать записи в трудовой книжке , изучите нормативную базу:

• Постановление Правительства под №225 - правила ведения, хранения трудовых.
• Постановление Министерства Труда под №69 - требования к заполнению документов, фиксирующих деятельность.
• Трудовой кодекс: ст. 66, ст. 192-193, ст. 83.
• Ст. 5.27 КоАП - последствия несоблюдения законодательства относительно учета, ведения и хранения книжек.

Совет от редакции: если вы сомневаетесь, как правильно оформлять , вкладыши в них и другие личные документы сотрудников, пройдите курс в по направлению «». Вы узнаете много актуальной информации, которая облегчит повседневную работу. После обучения выдадут диплом, подтверждающий квалификацию.

Как делать записи в трудовой книжке: образец заполнения титульного листа

Если нужно сделать запись в трудовой книжке сотрудника, но у него это первое место работы, заведите новый документ. Заполните разделы, предусмотренные для внесения личных данных. Проверьте правильность написания сведений. При обнаружении ошибок документ подлежит уничтожению, но при условии, что в нем нет иных записей, и заводится новый бланк. При заполнении бланков следуйте Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69.

Если завели новую , заполняйте ее с титульного листа. Впишите сведения о работнике. Укажите фамилию, имя, отчество и дату рождения. Сделайте записи на основании паспорта. Заполните сведения об образовании по документу: удостоверению, аттестату или диплому (п. 2.1 Инструкции под № 69).

Укажите профессию или же специальность (п. 9 Правил под № 225). Напишите дату, когда заполнили титульный лист. Попросите сотрудника поставить подпись. Обязательно заверьте документ своей подписью. Если компания использует печать, поставьте ее (п. 2.2 Инструкции под № 69).

Практическая ситуация

По общему правилу, работодатели продолжают вести предъявленную трудовую книжку (). Если специалист поступает на работу впервые, трудовую заводит работодатель. Организация вправе приобретать бланки документа только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утв. )…

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу

Способ внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал

Филиалы вправе заключать трудовые договоры, если директоры наделены полномочиями по доверенности (ч. 4 ст. 20 ТК). Но работодателем по договору все равно считается головная компания. Запись о приеме на работу в филиал укажите в основном разделе третьей графы в сведениях о трудоустройстве: «Принята на должность бухгалтера во Владимирский филиал».

Делая запись в трудовой о приеме, правильно пишите наименование филиала. Указывайте его номер, если он есть. Опирайтесь на , чтобы не допустить ошибок. Узнайте, . В «Системе Кадры» вы найдете алгоритм действий, который поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов и сотрудников.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.

Трудовая книжка (заполнение) — вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки , в том числе главные правила ведения трудовых книжек , их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.

Трудовая книжка: как получить

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найтиобразец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

• о трудящемся;
• самой работе;
• внутренних и внешних переводах;
• об увольнении;
• наградах и заслугах работника.

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

1. Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
2. Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
3. При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
4. В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
5. Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
6. Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
7. Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

• порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
• при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
• не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.

Трудовая книжка — один из тех документов, от правильного заполнения которых зависит довольно многое. Именно на основе записей в трудовой после выхода на пенсию будет рассчитываться размер пенсии.

Также все ваши работодатели будут внимательно изучать, насколько грамотно были сделаны пометки, ведь это также является одним из показателей профессионализма.

Думаю, все мы уже поняли, насколько важно уметь правильно вписывать поступление на работу и выход с работы. Рассмотрим, как собственно следует заполнять титульную страницу и все остальные. В данной статье мы подробнейшим образом рассмотрим все нюансы правильного заполнения трудовой.

Для начала следует разобраться, по каким правилам происходит заполнение трудовой книжки. В Российской Федерации действует соответствующее положение. Принято оно было Министерством труда еще в 2003 году, однако с того времени не менялось.

В «Инструкции по заполнению трудовых книжек» можно найти всю необходимую информацию. Однако если вы не владеете юридическими и специальными терминами, самостоятельно разобраться во всех деталях довольно трудно.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Как заполнить первую страницу с личной информацией?

Рассмотрим по строчкам, как следует заполнять данный раздел.

Строка 1 — Ф.И.О.

Заполнять данное поле следует в точном соответствии с тем, как указаны ваши данные в паспорте.

Ни в коем случае не приемлемы изменения данных даже в том случае, если имя или фамилия указаны в паспорте не правильно. Лучше всего взять свой документ и просто переписать Ф.И.О.

Строка 2 — Дата рождения

Абсолютно ВСЕ даты вписываются арабскими цифрами в следующей поочередности — число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 3 — Образование

Опять-таки никаких сокращений. Нет понятия высшее образование, так как может быть, как полное высшее, так и неполное высшее. Пишите подробно и четко.

Строка 4 — Дата заполнения трудовой книжки

Заполнить книжку следует в течение пяти дней с того момента, как вы устроились на работу. Опять-таки пишем в следующем порядке число, месяц (важно писать две цифры, то есть, например, февраля — это не 2 месяц, а 02), год (четыре цифры, никаких сокращений).

Строка 5 — место для подписей

Подписываться должны два человека: владелец трудовой и сотрудник компании, который заполнял книжку.

Строка 6 — Печать

Обычно печати ставят директора или начальники отделов.

Как сделать первую запись в трудовой книжке?

В графе «Сведения …» в первую очередь следует вписать название предприятия. Не забывайте, что в трудовой не должно быть ни одного сокращения.

То есть если вы работаете в ОАО «ТТТ», то вписывать следует следующим образом — Открытое акционерное общество «ТТТ».

Затем, строчкой ниже, приписываете ОАО «ТТТ» — это штамп организации.

Строчкой ниже начинаем вносить необходимую информацию.

Заполняем слева направо.

Поле 1 — Номер записи по порядку. Рядом с первой записью соответственно становиться номер «1».

Поле 2 — Дата заполнения. В этой графе также вписывать даты следует лишь арабскими символами. Никаких сокращений. Сначала число, затем месяц и в конце год.

Поле 3 — Непосредственно вводятся необходимые сведения о приеме на работу, переводу или освобождении от должности. Рядом с записью в обязательном порядке должна стоят подпись владельца книжки (то есть сотрудника). Она свидетельствует о том, что работник знает о приказе.

Поле 4 — данная графа включает основания для приказа. Это может быть приказ, протокол, распоряжение. Обязательно указывать дату и номер приказа. Например, Приказ от 15. 07. 1990г. N 2.

Образец, как следует заполнять трудовую книжку

Как исправить ошибку в трудовой?

Бывает, что в запись, сделанную в трудовой книжке, вкрадывается ошибка. Исправление таких опечаток следует производить в специальном порядке. Недопустимо просто перечеркнуть или тем более замазать запись.

Например, если ошибка произошла в названии организации, то следует не трогать данную запись.

Внести все так, как было указано выше, и лишь под записью в графе «Сведения о…» сделать пометку со следующим содержанием:

«В наименовании организации была допущена ошибка». Затем указать правильное название компании. Сокращения ЗАО, ОАО и т.д. должны быть полностью раскрыты.

Как заполнять трудовую книжку ИП?

Несмотря на то, что трудовая книжка является главным документом, подтверждающим деятельность сотрудника, в одном случае делается исключение — в случае индивидуальных предпринимателей.

По сути, индивидуальный предприниматель не имеет право делать записи в трудовой книжке, так как является не работником, а работодателем.

Как же тогда решается вопрос выплат в пенсионный фонд? Отчисление в пенсионный идут не от зарплаты, а от заработка. Пока индивидуальный предприниматель должным образом производит отчисления в налоговую и пенсионный фонд — ему начисляется трудовой стаж.

Как заполнить трудовую книжку, работая у индивидуального предпринимателя?

Особой разницы при заполнении документа нет. Единственное отличие — это введение сведений о работодателе. Если в случае с ЗАО мы писали наименование компании, то теперь следует писать «Индивидуальный предприниматель Имя, Фамилия», так как указано в документах.

Подведем итог

Рассмотрим, какие ошибки ни в коем случае не приемлемы при заполнении трудовой книжки.

Запрещается:

• Делать сокращения в датах.
• Делать сокращения в именах, фамилиях.
• Делать сокращения в названии организации.
• Использовать римские символы.
• Исправлять ошибки с помощью перечеркивания.

Надеемся, что наши советы помогут вам правильно и легко заполнить трудовую книжку!