Гарантийное письмо об оплате — образец. Как составить гарантийное письмо – образец и бланк оформления

Хотя закон обходит стороной правила оформления гарантийного письма, деловые обычаи сформировали основные понятия о нем.

Пишем правильно

Гарантийное письмо является элементом деловой переписки, поэтому оно должно быть написано в официальном стиле.

Не допустимо использование жаргонов, длинных, не относящихся к делу выражений. Объем письма не должен превышать одного листа.

Составные части гарантийного письма следующие:

1. Вводная часть, в которой прописывается в правом верхнем углу отправитель и получатель, а в левом – дата и исходящий номер. Крупные организации, как правило, пишут гарантийные письма на фирменных бланках. Помимо названия фирмы необходимо написать ФИО директоров организации-отправителя и организации-получателя.
2. Основная, в которой отправитель должен изложить суть гарантии. Возможны два варианта написания: отправитель начинает письмо со слов «Настоящим письмом гарантирую…» , затем прописывается, что именно гарантируется, сроки, иные условия и т.д., отправитель описывает гарантию и остальные детали , добавляя в конце «Выполнение условий гарантирую».

Причем производные от слова «гарантия» могут быть заменены на синонимы, например, «подтверждаем, что…». Смысл письма от этого не меняется.

Иногда гарантийное письмо выступает в качестве дополнения к договору, если одна из сторон не совсем уверена в своем деловом партнере.

Заключительная. Под текстом письма расписывается руководитель и ставится печать организации.

Гарантийное письмо не является договором поручительства. Контрагенту можно направить гарантийное письмо почтой с описью вложения и уведомлением о вручении, а можно передать через канцелярию. Во втором варианте следует иметь две копии письма, чтобы на втором можно было проставить печать о принятии.

У российских судов нет четкого мнения относительно статуса гарантийного письма. Во многом оно может быть рассмотрено в качестве обязывающего документа, если это вытекает из его смысла. Но чаще всего гарантийное письмо не влечет за собой таких юридических последствий, которые влечет правильно заключенный договор между сторонами.

Некоторые виды гарантийных писем

Об оплате

В гарантийном письме об оплате необходимо указать, что отправитель гарантирует своевременную оплату товаров, услуг или возмещения расходов.

Следует прописать точную сумму оплаты прописью и цифрами. Обязательно включаются в текст письма банковские реквизиты, юридический адрес фирмы-отправителя.

Помимо подписи директора, под письмом нужна также и подпись главного бухгалтера либо финансового директора. Отправитель может показать свою добросовестность и серьезность деловых намерений, прописав ответственность за несвоевременную оплату по договору.

В остальном схема составления гарантийного письма об оплате не отличается от схемы составления любого другого гарантийного письма.

В данном случае одна сторона как бы подтверждает свои обязательства по уже заключенному договору.

Если же партнер допускает просрочку в платежах, а вторая сторона это замечает, то в гарантийном письме должник может указать время, до которого он обязуется погасить долг. Это письмо может быть расценено в качестве предложения по изменению условий договора. Если вторая сторона отвечает тем же письмом, считается, что они достигли соглашения и изменили условия договора.

На выполнение работ

В гарантийном письме на выполнение работ отправитель гарантирует своему контрагенту, что определенный объем работ по заключенному договору будет выполнен в конкретный срок.

В письме могут содержаться и несколько сроков, когда отправитель будет выполнять и сдавать работу поэтапно.

Обычно подрядчик прибегает к гарантийному письму, если срываются сроки выполнения, сдачи работ по основному договору, чтобы внести ясность для заказчика. Однако это письмо не гарантирует того, что заказчик будет согласен на новые условия.

Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.

Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.

Отправитель гарантирует в письме своевременную оплату и конкретную сумму, если получатель письма выполнит какую-либо работу. Данное письмо можно расценить как приглашение к заключению основного договора.

Образец

Таким образом, при составлении гарантийного письма следует придерживаться следующих правил:

• Письмо желательно написать на одном листе, стиль написания – официальный;
• В тексте письма должна быть прописана конкретная гарантия с указанием ее сути, сроков и т.д.;
• Письмо подписывает директор, а если оно содержит гарантию оплаты – еще и главный бухгалтер;
• В письме можно дополнительно прописать, какие санкции будут применены в случае нарушения установленного порядка.

Видео на тему: «Акт сверки и гарантийное письмо. Нужны ли?»

Комментарий эксперта-юриста

Комментирует материал :

• Имеет внушительный опыт работы в должности главного инспектора отдела финансового мониторинга управления безопасности Северо-Кавказского банка ОАО «Сбербанк России»;
• Направление : противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма. Элемент противодействия: анализ экономической и иной деятельности хозяйствующих субъектов и физических лиц;

Подробнее о наших экспертах вы можете узнать .

Ответы на любые вопросы по регистрации ООО и ИП вы можете получить, воспользовавшись услугой бесплатной консультации по регистрации бизнеса:

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса - это документ, которым собственник помещения гарантирует заключение договора аренды в случае успешной регистрации ООО. Хотя гарантийное письмо не входит в перечень обязательных документов, указанных в законе «О государственной регистрации», налоговые органы требуют его для подтверждения достоверности заявленного .

Обязанность ФНС проверять достоверность регистрационных данных, в том числе сведений об юридическом адресе, установлена статьей 51 ГК РФ. В Постановлении Пленума ВАС РФ № 61 от 30 июля 2013 года приводится перечень признаков, свидетельствующих о недостоверности юридического адреса, таких как:

• по адресу, указанному в регистрационных документах, уже зарегистрировано несколько юридических лиц, при этом связь с ними невозможна (адрес массовой регистрации);
• указанный адрес не существует или объект недвижимости, находящийся по нему, разрушен;
• адрес является условным почтовым адресом, который присвоен объекту незавершенного строительства;
• по адресу размещены государственные органы, воинские части и другие объекты, на которых невозможна регистрация коммерческих организаций;
• собственник помещения заявил, что не разрешает регистрировать юридическое лицо по адресу этого объекта недвижимости.

По мнению Пленума, любое из этих обстоятельств свидетельствует о недостоверности сведений о юридическом адресе. Как видно, отсутствие гарантийного письма не названо среди этих признаков. В то же время, перечень этот не закрытый, а значит, налоговая инспекция может доказывать, что подтверждение достоверности юридического адреса позволяет обеспечивать именно гарантийное письмо от собственника помещения.

Таким образом, хотя теоретически подача регистрационных документов без гарантийного письма возможна, но существует риск отказа в регистрации ООО. Если вы не хотите оспаривать необоснованный отказ в судебном порядке, рекомендуем обязательно получить от собственника гарантийное письмо.

Обладает ли гарантийное письмо юридической силой?

Еще один вопрос - обязан ли собственник помещения, выдавший до регистрации организации гарантийное письмо, заключить договор аренды помещения по этом адресу? Заключение договора происходит на основе свободного волеизъявления сторон, поэтому в этом случае понудить арендодателя передать помещение в аренду невозможно (если только гарантийное письмо не составлено в виде ).

Гарантийное письмо всего лишь подтверждает, что собственник поставлен в известность о том, что по адресу принадлежащего ему объекта предполагается регистрация юридического лица, и он не возражает против этого. Отказаться от заключения договора аренды может и сам арендатор, зарегистрировавший организацию по этому адресу.

Если произошло так, что договор аренды по адресу, указанному в регистрационных документах и гарантийном письме, не заключен, то необходимо подать заявление по форме Р13001 (если полный юридический адрес был указан в уставе) или по форме Р14001 об изменении юридического адреса.

Бланк гарантийного письма

Выдать гарантийное письмо может любой собственник недвижимости: обычное физическое лицо или коммерческий субъект. Хорошим тоном будет придерживаться правил делового оборота, поэтому рекомендуется писать гарантийное письмо на фирменном бланке, если он есть. Скачать пример гарантийного письма о предоставлении юридического адреса вы можете по ссылке:

Типового или установленного законом бланка гарантийного письма не существует, но из его содержания должно быть понятно, что собственник гарантирует, в случае успешной регистрации новой организации, заключить с ней договор аренды по конкретному адресу.

Проверьте, в гарантийном письме должны содержаться следующие данные:

• реквизиты арендодателя, выдавшего гарантийное письмо;
• наименование регистрирующей налоговой инспекции;
• полный адрес, характеристики и площадь помещения;
• ФИО директора и наименование будущей организации;
• подтверждение беспрепятственной возможности передать помещение в аренду.

К письму прилагается копия свидетельства о собственности на объект недвижимости, по которому предоставляется юридический адрес. Обратите внимание собственника помещения на то, что после подачи документов на регистрацию ООО, он должен быть доступен для связи по указанным контактным данным. С большой долей вероятности с ним будут связываться представители регистрирующей ФНС. При неподтверждении информации собственником существует риск отказа в регистрации общества по этому адресу.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать , которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийные письма используются в качестве гарантий выполнения того или иного действия и используются как в сфере экономики, так и труда. Несмотря на то, что на сегодняшний день отсутствуют единые требования по оформлению гарантийного письма, все же существуют некоторые реквизиты и советы по его оформлению.

Понятие гарантийного письма

Правильно составленная бумага фиксирует обязательства сторон сделки, но в тоже время, оно не является юридической гарантией.

• сроки выполнения работ;
• оплату труда или заказа;
• трудоустройство;
• качество выполнения работ.

Требования к оформлению

При составлении гарантийного письма необходимо использовать качественную белую бумагу формата А4. В случае если оно составляется от имени юридического лица, используется фирменный бланк предприятия. На нем также ставится печать и подпись руководителя, в некоторых случаях – бухгалтера.

В случае составления письма физическим лицом, достаточно просто подписи.

Если письмо состоит из нескольких листов, их необходимо пронумеровать и прошить.

Реквизиты письма

• Номер документа с пометкой «Исходящее». Присваивается согласно правилам документооборота;
• Дата составления , при этом месяц указывается прописью;
• Адресат – вписывается наименование организации, Ф.И.О и должность адресата. Зачастую это директор или руководитель компании, отдела. В некоторых случаях данная строка содержит запись «Для предъявления по месту требования»;
• Заголовок документа – гарантийный лист, гарантийное письмо, обязательство об оплате и т.д.;
• Текст обязательства , где указывается причина возникших отношений, сами обязательства, сроки и гарантии исполнения, возможно – штрафные санкции, которые могут быть применены в случае неисполнения обязательства;
• Подпись составителя и ее расшифровка.

К гарантийному листу могут прилагаться дополнительные документы – копии заключенных ранее договоров или другие документы, влияющие на условия выполнения обязательств.

Требования к стилю изложения

1. Деловой стиль . Исключается использование просторечных слов и выражений, сленга;
2. Краткость . Не следует подробно расписывать причины возникновений ситуации с просрочкой оплаты или задержки поставки товара, описывать условия, в которых было принято решение о составлении письма. Достаточно указать гарантии исполнения обязательства;
3. Конкретные утверждения . Для придания документу солидности, необходимо четко указывать сроки, суммы. К примеру, в гарантийном листе для поставки товара следует писать не «обязуемся поставить партию кофе в ближайшее время» , а «обязуемся поставить партию кофе в объеме 10 упаковок массой в 5 кг каждая до 25.05.16» ;
4. Ясность . Исключается использование недвусмысленных фраз и предложений. Информация, изложенная в письме, должна трактоваться однозначно.

Способы передачи

1. Лично в руки;
2. По почте с помощью заказного письма;
3. По электронной почте.

Гарантийное письмо о трудоустройстве

1. Студентам . Некоторые вузы требуют, чтобы выпускники, обучавшиеся на бюджетной основе, предоставили в учебное заведение гарантийное письмо о трудоустройстве. При отсутствии такого письма студента могут либо направить на работу в другую часть страны, либо же заставить оплатить обучение для получения диплома.
2. Иностранным гражданам . ФМС может потребовать у иностранцев также гарантийное письмо об устройстве на работу, чтобы удостовериться в обеспеченности человека работой.

Такие гарантийные письма выдаются в том случае, если договор на работу еще не заключен или вступит в силу через определенное время – неделю, месяц.

В тексте письма выражается согласие руководителя принять работника на ту или иную должность. Указывается дата принятия на работу, оклад, прочие условия. Письмо составляется на фирменном бланке организации, обязательно заверяется не только руководителем, но и главным бухгалтером и мокрой печатью.

В случае отказа в работе после составления и передачи данного письма адресату, руководство организации может нести штрафы.

Образцы гарантийного письма

Гарантийное письмо о поставке товара:

Директору ООО «Горстрой» Н.В. Лесному

Гарантийное письмо

ООО «Стройматериал», ОГРН 4544578833 как основной поставщик строительных материалов согласно договору №144 от 05.05.2010 настоящим письмом гарантирует поставку строительных материалов: шифера в размере 1 000 листов и цемента в размере 10 тонн согласно договору о поставке № 1089 от 10.09.2016. Срок выполнения до 24.10.2016 г.

При задержке поставки обязуемся выплатить неустойку в размере 5% от общей стоимости поставляемых строительных материалов.

Директор ООО "Стройматериал" (подпись П.Л. Дыньков)

Гарантийное письмо об оплате:

Исх. № 4555

Директору ООО «Терра» И. И. Степовой

Гарантийное письмо

ООО «Линда» гарантирует оплату оказанных строительных услуг согласно заключенному договору № 122 от 05.05.2015. Сумма в размере 50 000 рублей будет выплачена до 31.11.2015.

Директор ООО «Линда» (подпись П.П. Ладко)

Гарантийное письмо о выполнении работ:

Исх. № 5564

Директору ООО «Форт» И.И. Иванову

Гарантийное письмо

ООО «Карьер» гарантирует выполнение отделочных работ согласно договору № 15 от 10.10.2015. Указанные в договоре работы будут выполнены до 31.05.2016.

Директор ООО «Карьер» (подпись Ф.Ф. Федько)

Гарантийное письмо о приеме на работу:

Исх. № 334

от 31.04.2016

Предъявляется по месту требования

Гарантийный лист

Настоящим письмом ООО "Терра Лекс" подтверждает свое согласие на заключение срочного трудового договора с Белой Ольгой Андреевной сроком на 3 года, и принимает ее на работу в организацию в качестве юрисконсульта с 01 августа 2016 года.

Гарантируем предоставить ей официальную заработную плату (20 000 руб. оклада), оформление по ТК РФ, полный социальный пакет, оплачиваемый отпуск в размере 24 календарных дней.

Директор ООО "Терра Лекс" (подпись И. И. Сорокин)

Главный бухгалтер (подпись Л.Ю. Святченко)

Видео: Акт сверки и гарантийное письмо